Czym jest system workflow + 3 przypadki użycia Neuli

Posted in Bez kategorii

Opublikowano:

Czym jest system workflow + 3 przypadki użycia Neuli

Wzrost złożoności biznesów to jeden z megatrendów obecnych czasów. Możliwość korzystania z nowych technologii oraz integracja państw, gospodarek i kultur sprawia, że firmy zmierzają ku bardziej skomplikowanym operacjom. Przyczynia się to do rozwoju, ale także sprawia, że przedsiębiorstwa stają się coraz trudniejsze w zarządzaniu.

Firmy wychodzą naprzeciw nowemu trendowi, szukając alternatywnych rozwiązań i poszukują narzędzi, które pomogą w usprawnieniach procesów biznesowych na wszystkich etapach łańcucha wartości firmy. Jednym z tego rodzaju narzędzi jest system workflow.

Czym jest workflow i system workflow?

Workflow, czyli z angielskiego przepływ pracy, oznacza sposób, w jaki przepływają informacje (zadania) od jednego pracownika do innego. Każdy taki przepływ jest wcześniej zdefiniowany i udokumentowany za pomocą odpowiednich procedur.

Co to oznacza? Załóżmy, że w firmie mamy dwóch księgowych. Jeden jest odpowiedzialny za wystawianie faktur, a drugi za sprawdzenie czy dane się zgadzają. W tym przypadku faktura przechodzi od jednego wykonawcy do drugiego według procedury, którą możemy zdefiniować następująco:

  1. Wystawienie faktury przez księgowego 1
  2. Przekazanie faktury do księgowego 2
  3. Sprawdzenie faktury przez księgowego 2

System workflow to oprogramowanie, które wspomaga pracę grupową. W takim narzędziu możliwe jest graficzne przedstawienie procesu, zdefiniowanie odpowiednich ról, które są pełnione przez osoby zatrudnione w danej organizacji, a także określenie czynności, które mają po sobie nastąpić.

System workflow umożliwia lepszą, szybszą i sprawniejszą organizację pracy oraz jej dokumentowanie i rozliczanie. To tylko kilka z powodów, dla których coraz więcej firm – zarówno małych, średnich, jak i wielkich korporacji decyduje się na skorzystanie z takiego narzędzia.

Jak wykorzystać narzędzie workflow? 3 przypadki użycia Neula

System workflow może zaoszczędzić setki godzin żmudnej pracy, dzięki lepszej organizacji pracy oraz automatyzacji niektórych zadań. Niewątpliwe warto stosować takie systemy tam gdzie występuje przepływ:

  • danych,
  • informacji,
  • dokumentów.

Jak to się przekłada na realne przypadki użycia? Sprawdź w jaki sposób Neula pomogła swoim klientom zautomatyzować ich procesy.

1. PKO TFI – elektroniczny obieg faktur

Bank PKO, tak jak wiele innych organizacji, musi dziennie obsługiwać duże ilości faktur. W związku z tym poszukiwał systemu opartego o mechanizm workflow, aby sprawniej i zwinniej zarządzać obiegiem zadań oraz dokumentów związanych z fakturowaniem.

System Neula umożliwił standaryzację oraz usystematyzowanie dokumentów w dedykowanym repozytorium. Funkcjonalność OCR, czyli inteligentnego sczytywania danych, oszczędza godziny ręcznego wprowadzania danych przez pracowników. Natomiast akceptacja czy dekretacja dokumentu to kwestia jednego kliknięcia osoby za to odpowiedzialnej.

2. Dom Maklerski BOŚ – zarządzanie uprawnieniami

BOŚ rozumie jak istotne (i skomplikowane!) jest zarządzanie poziomami dostępów do systemów IT. Panowanie nad tym, kto ma dostęp do poszczególnych aplikacji, folderów czy pocztowych skrzynek funkcyjnych jest bardzo ważne ze względu na bezpieczeństwo oraz wymagane regulacje prawne. W końcu w najlepszym interesie firmy jest uchronienie się przed pojawieniem się wirusów, pirackiego oprogramowania, kradzieży danych lub klientów.

BOŚ wykorzystał system Neula, aby określić mapy procesu nadawania uprawnień oraz przypisać odpowiednie role administratorom, zarządzającym i użytkownikom. Wszystko w jednej aplikacji!

3. Carrefour – obsługa RODO

Sieć handlowa Carrefour zdecydowała się na realizację obsługi RODO z Neulą. Neula to narzędzie które umożliwia kompleksowe do tego podejście, dzięki dziewięciu gotowym modułom dedykowanym spełnieniu wymogów rozporządzenia. Carrefour skorzystał z rozwiązania, w którym występują elementy rejestracji, zlecania zadań różnym jednostkom, automatycznego pilnowania czasu realizacji, zapisywania całej historii kontaktu na potrzeby audytorów i regulatorów, tworzenia rejestru spraw z możliwością analizy najczęstszych przypadków i innych

Jeśli w Twojej firmie musisz przechowywać, tworzyć czy edytować duże ilości dokumentów, albo przetwarzać duże ilości informacji, powinieneś rozważyć wdrożenie platformy BPMS takiej jak Neula. Tego typu narzędzie pozwoli Ci na sprawniejsze zarządzanie i bardziej efektywną komunikację. Automatyzacja natomiast, pozwoli oszczędzić setki godzin powtarzalnej pracy członków Twojej organizacji, które mogą zostać spożytkowane na inne, bardziej skomplikowane zadania.

Wybierz spośród gotowych aplikacji lub zaprojektuj własną tak łatwo jak nigdy dotąd

Zacznij swoją transformację cyfrową już dzisiaj!

Co chciałbyś zrobić?

Sprawdź jak działa Neula

Zobacz DEMO

Rozpocznij 14 dni ZA DARMO

Wypróbuj

Potrzebujesz dodatkowych informacji?
Skontaktuj się z nami!