Osoby prowadzące niewielkiej wielkości biznesy często zastanawiają się, czy w ich przypadku korzystanie z oprogramowania do automatyzacji procesów jest uzasadnione. Wiele z nich uważa, że nie jest to konieczne, a koszty znacznie przewyższają korzyści płynące z optymalizacji. Dziś obalamy ten mit i pokazujemy dlaczego warto wdrożyć system workflow w małej firmie.

Różne lokalizacje i efektywność w pracy

Gdy pracownicy małej firmy pracują w różnych krajach, miastach, budynkach czy nawet na innych piętrach w obrębie jednego budynku, system workflow może pomóc w usprawnieniu codziennej komunikacji. Platforma automatyzacji procesów sprawi, że informacje przekazywane między członkami zespołu będą spójne i (w razie potrzeby) ogólnodostępne, dzięki zdefiniowanym ścieżkom przekazywania danych dotyczących poszczególnych kroków w procesach. Dodatkowo, system workflow umożliwia szybsze rozstrzyganie spraw wymagających specjalnych weryfikacji i zatwierdzeń.

Skalowalność, czyli jak bezboleśnie rozwinąć skrzydła

Gdy firma jest w początkowej fazie rozwoju często bywa tak, że pracownicy działają bez zdefiniowanych procedur. Staje się to uciążliwe, gdy rozwój nabiera prędkości, firma się rozrasta, zatrudniani są nowi pracownicy. Nowe osoby często nie wiedzą w jaki sposób funkcjonuje firma i jak mają pracować, ich wyniki różnią się od oczekiwanych, a zaimplementowane rozwiązania trzeba „odkręcać”. Dlatego już od początku funkcjonowania biznesu warto pracować zgodnie z procesowym modelem zarządzania. Umożliwi to bezbolesny wzrost, gdy zwiększy się liczba klientów i pracowników.

System workflow w małej firmie – koszt vs korzyści

Nie ma co ukrywać, że w start-upach i małych biznesach cena często jest jednym z decydujących czynników przy wyborze rozwiązania workflow. Jednak koszt systemu nie musi być dużym obciążeniem dla małej firmy. Dostawcy oprogramowania do automatyzacji procesów oferują specjalne plany dostosowane do organizacji z mniejszą liczbą użytkowników.

Wielu z nich oferuje także darmowe wersje, z których warto skorzystać, żeby sprawdzić, czy rozwiązanie rzeczywiście odpowiada naszym potrzebom, a dopiero po wstępnej weryfikacji zdecydować się na płatny, bardziej rozbudowany plan.

Warto również sprawdzić w jaki sposób będą wzrastać wydatki związane z licencjami i utrzymaniem wraz ze zwiększaniem się liczby pracowników czy klientów oraz ile kosztują dodatkowe funkcjonalności, których firma może potrzebować w przyszłości. Na szczęście na rynku istnieje wiele narzędzi, które w rozsądnej cenie oferują rozwiązanie kosztowo optymalne również dla mniejszej organizacji.

Chmura czy rozwiązanie on-premises?

W zależności od rodzaju biznesu oraz lokalizacji użytkowników zamawiający muszą dokonać wyboru rozwiązania on-premises lub w chmurze. Z jednej strony własne serwery umożliwiają lepszą kontrolę i zwiększają bezpieczeństwo danych. Za to wymagają więcej nakładów na utrzymanie. Dlatego jeśli nie jest to wymagane, lepiej skorzystać z rozwiązania w chmurze, które jest łatwiejsze we wdrożeniu i przede wszystkim tańsze, co ważne szczególnie na początku działalności.

Tania i bezproblemowa implementacja oraz support

Małe biznesy zazwyczaj nie mogą sobie pozwolić na wielkie i drogie wdrożenia IT. Dlatego dobrze, gdy rozwiązanie jest łatwe w implementacji, a jeszcze lepiej, gdy do jego działania wystarczy zainstalowana przeglądarka internetowa. Dodatkowo wiele firm dostarczających rozwiązania workflow oferuje support w cenie pakietu – również tego dla małej liczby użytkowników. Niestety korzystając z darmowej wersji systemu workflow zazwyczaj nie możemy liczyć na ten rodzaj pomocy.

Automatyzacja w małej firmie – co można usprawnić?

1. Marketing

Zamiast ręcznie pisać lub nawet kopiować i edytować e-maile, lepiej zaoszczędzić czas pracowników i pozostawić to zadanie maszynie. System workflow pomoże z zadaniami takimi jak automatyzacja różnego rodzaju wiadomości zwrotnych np. od handlowca do klienta, wysyłanie urodzinowych kuponów promocyjnych ze sklepu czy restauracji, wysyłanie tzw. porzuconych koszyków, czyli przypomnień o przerwanych zakupach, newsletterów, ulotek, zapytań o recenzję, zapytań o opinie i wiele innych. Narzędzie workflow może wykorzystywać zgromadzone wcześniej dane o kliencie i personalizować komunikację, którą automatycznie rozsyła. Według badań aż 63% klientów oczekuje od firm spersonalizowanych wiadomości oraz ofert. Przy okazji warto zadbać o zgodność przetwarzania danych osobowych z obowiązującymi regulacjami i tu ponownie pomocne może być narzędzie do zarządzania zgodami marketingowymi, ułatwiające zbieranie, weryfikowanie oraz obsługę odwołanych zgód.

2. Pozyskiwanie leadów

Dzięki automatycznie wysłanej wiadomości po spotkaniu, próba nawiązania współpracy będzie o wiele bardziej skuteczna. Badania pokazują, że czekanie z wiadomością pół godziny obniża prawdopodobieństwo pozyskania leada nawet 21 razy!

Warto również automatycznie rozprawić się mailami, które trafiają do firmowej skrzynki z formularza kontaktowego na stronie internetowej firmy. Im szybciej odpowiemy na zapytanie, tym większa szansa na uzyskanie potencjalnego kupującego. System workflow pomoże z optymalnym przypisywaniem nowych klientów do odpowiedniego przedstawiciela handlowego. Dzięki temu klienci mogą zostać  obsłużeni w najszybszy możliwy sposób.

Inną metodą, którą można wykorzystać w celu pozyskania leadów z użyciem platformy workflow jest rozsyłanie darmowych materiałów (wartościowego „kontentu” w formie np. PDFa z wynikami badań lub video z tutorialem) w zamian za telefon kontaktowy lub email oraz zgodę na jego wykorzystanie do nawiązania kontaktu sprzedażowego.

3. Przypomnienia o spotkaniach

W dzisiejszych przeładowanych natłokiem zadań czasach zdarza się, że klienci zapominają o jakimś spotkaniu. To niestety przekłada się na utratę naszego czasu, a tym samym pieniędzy. Dlatego warto przed spotkaniem upewnić się (nawet więcej niż raz!), że spotkanie jest aktualne i wysłać przypomnienie. W zależności od rodzaju biznesu i liczby klientów może to zająć niemałą ilość czasu. Dlatego warto tego typu komunikację zautomatyzować i wysyłać odpowiednio wcześniej z pomocą systemu workflow.

4. Proszenie o opinie/listy referencyjne

Lista pozytywnych opinii to najlepsza reklama dla firmy. Zgodnie z badaniami instytutu Nielsen, aż 84% badanych wierzy w części lub całkowicie opiniom od ludzi, których znają. Klienci są dużo bardziej skłonni do zaufania biznesowi z dobrymi recenzjami.

Jednak bardzo często osoby korzystające z produktów lub usług zapominają o wystawieniu opinii. Dlatego warto automatycznie wysłać im przypomnienie i np. kupon w ramach zachęty lub podziękowania za poświęcony czas.

5. Zachwyć klienta pamiętając o jego urodzinach

Podczas zbierania danych od klienta możesz zapytać o datę jego urodzenia. Możesz również wysłać automatycznego maila z zapytaniem o tę datę. Następnie w dniu urodzin (lub kilka dni wcześniej) można wysłać mu specjalną wiadomość np. ze spersonalizowanym kuponem. Tego typu działania zachwycają klientów i sprawiają, że przywiązują się do marek.

6. Elektroniczny obieg dokumentów w małej firmie

Oprócz w pracy z klientem, system workflow warto stosować również wewnątrz firmy, np. wdrażając elektroniczny obieg dokumentów. Dzięki temu otrzymywanie, przetwarzanie, przechowywanie i rozsyłanie pism jest szybsze, sprawniejsze i mniej zawodne. Dodatkowo przy pracy z różnych lokalizacji dużo wygodniejsze jest korzystanie z repozytorium online. Oprócz samych plików, system workflow automatyzuje komunikację związaną z dokumentami oraz przyspiesza akceptację/dekretację, jeśli są wymagane w procesie (np. w przypadku obsługi faktur) i może przypominać o istotnych terminach wynikających ze spraw zawartych w przetwarzanych dokumentach.

7. Procesy rekrutacyjne i komunikacja z kandydatami

Procesy rekrutacyjne mogą dać się we znaki, gdy do firmy spływa duża liczba życiorysów. To zdarza się także w biznesach niewielkich rozmiarów. Cała komunikacja z kandydatami wymaga dużej ilości czasu, nawet gdy używa się jej jednego formatu. Wypada odpisać wszystkim kandydatom i podziękować za poświęcenie czasu na aplikację. Dodatkowo sama komunikacja z kandydatami, którzy zapraszani są na rozmowę, jest czasochłonna i może jej być całkiem sporo w zależności od ustalonego procesu rekrutacyjnego. Dlatego warto ją automatyzować. Dodatkowo, z pomocą systemu workflow, można automatyzować decyzję o akceptacji/odrzuceniu kandydata na podstawie wprowadzonej przez niego danych. Taka wstępna weryfikacja oszczędza duże ilości pracy rekruterom (przy czym koniecznie trzeba pamiętać o wymogach wprowadzonych przez RODO).

Powyższe przykłady to tylko kilka z wielu procesów, które może zautomatyzować system workflow w małej firmie. Dzięki elastycznym planom kosztowym oferowanym przez dostawców oprogramowania, również niewielkie biznesy mogą korzystać z rozwiązań poprawiających efektywność pracy oraz ułatwiających wzrost wraz ze zwiększaniem się liczby klientów i pracowników.