Elektroniczny obieg dokumentów w firmie – na co zwrócić uwagę przy wyborze odpowiedniego rozwiązania

Na pewnym etapie rozwoju przedsiębiorstwa przyjmowanie, analizowanie, edytowanie, szukanie, podpisywanie czy odsyłanie dokumentów pochłania ogromne ilości zasobów czasowych i pieniężnych. Dlatego wielu managerów zadaje sobie pytanie: jak usprawnić obieg dokumentów w firmie? Wnioski, do których dochodzą kierują ich ku nowoczesnemu rozwiązaniu – wdrożeniu systemu elektronicznego obiegu dokumentów (EOD).

Czym jest i jak działa elektroniczny obieg dokumentów?

Elektroniczny obieg dokumentów to system informatyczny, który umożliwia przechowywanie, przetwarzanie, zarządzanie i tworzenie dokumentów z pomocą mechanizmów workflow.

Często wykorzystuje się przygotowane wcześniej schematy dokumentów i automatycznie uzupełnia dane. Mogą być one podane przez operatora za pomocą formularza lub automatycznie sczytane z maila lub innego dokumentu znajdującego się już w bazie danych.

Oprócz tego dane mogą być tworzone np. na podstawie wcześniej zdefiniowanych reguł logicznych: jeśli na fakturze zostanie wprowadzona kwota x, to wpisz kwotę podatku y.

Co to oznacza dla przedsiębiorstwa? Mniej zagubionych dokumentów, szybsza ich obsługa, to znaczy więcej czasu na inne zadnia. Dlatego przedsiębiorca zadający sobie pytanie: „jak zorganizować obieg dokumentów w firmie?”powinien zastanowić się nad elektroniczną formą takiego przedsięwzięcia.

Gdzie warto stosować elektroniczny obieg faktur?

System EOD możemy wykorzystać wszędzie tam, gdzie dokumenty mają podobny format, a ich występowanie jest powtarzalne. Poniżej przedstawiamy przykłady najczęstszych wdrożeń systemu EOD:

• obieg dokumentów w biurze rachunkowym,
• obieg dokumentów w banku,
• obieg dokumentów w firmie windykacyjnej,
• obieg dokumentów w firmie budowlanej,
• obieg dokumentów w bibliotece,
• obieg dokumentów w jednostce budżetowej,
• obieg dokumentów w biurze,
• obieg dokumentów w administracji publicznej.

Jakie dokumenty możemy przetwarzać?

Powtarzalne dokumenty o podobnej strukturze są idealne do przetwarzania w elektronicznym obiegu dokumentów. Często jedynymi danymi, które się zmieniają, są dane takie jak data, dane osobowe lub kwoty. W wielu przypadkach reszta zostaje niezmieniona. Przykładami dokumentów, które warto przetwarzać w systemie EOD, są:

• faktury,
• dokumenty finansowo-księgowe,
• dokumentacja zakupowa ,
• dokumentacja łańcucha dostaw,
• dokumentacja sytemu jakości,
• umowy,
• wnioski urlopowe ,
• reklamacje,
• rozliczenia delegacji (w tym zaliczek)

oraz wiele innych.

Jakich funkcjonalności szukać w oprogramowaniu do EOD?

Na rynku istnieje wiele firm oferujących system EOD. Często wdrożenie takiego oprogramowania wiąże się z dużym nakładem na reorganizację przedsiębiorstwa. Dlatego bardzo ważna jest dokładna analiza i rzetelna ocena kupowanego systemu. Poniżej cechy, na które warto zwrócić szczególną uwagę przy jego wyborze:

1. Wieloetapowa weryfikacja i akceptacja dokumentów

Niektóre z dokumentów muszą być zaakceptowane przez kilka osób w organizacji. Dobrze gdy system EOD umożliwia przekazywanie dokumentu między wszystkimi zaangażowanymi stronami w obrębie jednej aplikacji.

2. Wersjonowanie

Wersjonowanie dokumentów ze wskazaniem kto i kiedy dokonał zmian na dokumencie jest istotne, gdy pojawiają się błędy wynikające z wprowadzenia niepoprawnych danych. Dzięki temu można przeanalizować krok po kroku ścieżkę dokumentu w organizacji i uniknąć błędów w przyszłości.

3. Śledzenie statusu dokumentu

System elektronicznego obiegu dokumentów w firmie powinien umożliwiać śledzenie ich statusu. To znaczy, że osoba, która nadzoruje przepływ dokumentów ma pełny wgląd w to, na jakim etapie znajduje się dana umowa, faktura czy pismo.

4. Pomoc techniczna

Dostawca elektronicznego obiegu faktur powinien zapewnić możliwość zgłoszenia niejasności lub nieprawidłowości w działaniu systemu. Jeśli wszystkie operacje związane z dokumentami są zależne od systemu EOD, bardzo istotne jest, aby dostawca oprogramowania zobowiązał się do serwisu w określonych ramach czasowych (SLA).

5. Aktualizacja systemu w zależności od stanu prawnego

Jednym ze sztandarowych przykładów, w którym firmy musiały się dostosować do panujących wymogów regulacyjnych, było wprowadzenie rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO). To konieczne, aby dostawca systemu EOD śledził podobne zmiany, dostosowywał swoje oprogramowanie i oferował bezpieczny obieg dokumentów (np. zabezpieczony przed niespodziewaną utratą danych, nieuprawnionym dostępem lub możliwością wpływania na dane bez upoważnienia). W przeciwnym razie na firmę mogą być nałożone kary finansowe.

6. Repozytorium dokumentów

Dokumenty zawsze powinny być dostępne z poziomu systemu EOD, zamiast przechowywane w osobnym miejscu. Takie rozwiązanie ułatwia i usprawnia pracę oraz oszczędza czas operatorów. Dobrze, gdy dokumenty można otwierać i edytować bezpośrednio w platformie, zamiast otwierać w osobnym programie np. pakietu Office.

7. Automatyczne skanowanie skrzynki mailowej

System elektronicznego obiegu dokumentów powinien umożliwiać skanowanie skrzynki mailowej i przekazywanie załączników bezpośrednio do systemu wraz z odpowiednimi etykietami. Jest to możliwe dzięki integracji z klientem pocztowym, umożliwiającej inicjowanie spraw w systemie EOD.

8. Samodzielne budowanie nowych procesów obiegu dokumentów

Dzięki samodzielnemu budowaniu nowych procesów obiegu dokumentów oszczędza się czas konsultacji z dostawcą oprogramowania. Ważne, aby sam system umożliwiał tworzenie procesów, bez korzystania z drogich zasobów IT, tzn. żeby platforma nie wymagała od użytkowników zaawansowanych umiejętności programistycznych. Panel projektanta powinien być prosty, przejrzysty i intuicyjny.

9. Uwierzytelnianie i role

Niektóre dokumenty zawierają w sobie dane, które nie powinny być dostępne dla wszystkich użytkowników systemu EOD w obrębie organizacji. Jednym z przykładów takich danych są kwoty wynagrodzenia. Dlatego ważna jest możliwość nadania dostępów do danych, procesów i aplikacji tylko dla pewnej grupy użytkowników.

10. Integracja z wewnętrznym systemem ERP lub systemami zewnętrznymi

Firma, która zamierza wprowadzić elektroniczny obieg dokumentów, zazwyczaj już przechowuje dane we własnym systemie ERP. Dostawca powinien umożliwiać łatwą integrację np. z bazą SQL (między innymi z wykorzystaniem usług REST/SOAP) lub umożliwiać integrację z systemem zewnętrznym. Przykładem może być obieg dokumentów pobranych z platformy elektronicznego fakturowania.

Rozwiązanie powinno się oczywiście komunikować z systemami zewnętrznymi z całkowitym zachowaniem poufności danych.

Jakie korzyści przyniesie Ci elektroniczny obieg dokumentów?

Elektroniczny obieg dokumentów może przynieść korzyści rzędu setek zaoszczędzonych godzin w miesiącu. Wdrożenie EOD to nie tylko zmniejszenie ilości papieru w organizacji, ale przede wszystkim oszczędność czasu.

Stosując odpowiedni system, pracownicy nie muszą ręcznie wprowadzać danych, a to z kolei ogranicza ryzyko popełnienia błędu i utraty czasu na wprowadzanie korekt.

Oszczędność przynoszą zmniejszenie nakładów na:

• kupno i utylizację papieru,
• przechowywanie dokumentów,
• nadawanie i odbieranie dokumentów,
• telefony/fax,
• czas pracowników poświęcany na przenoszenie dokumentów, ich drukowanie, wielokrotne sprawdzanie poprawności wersji, a także szukanie zaginionych materiałów.

O platformie Neula

Neula oferuje system elektronicznego zarządzania dokumentacją, który znacznie usprawnił przepływy dokumentów w organizacjach o różnym rozmiarze. Umożliwia eliminację nieefektywności i chaosu organizacyjnego zarówno w małych, średnich, jak i dużych firmach.

Dzięki ciągłemu doskonaleniu produktu jest w stanie zaoferować system, który umożliwia sprawną i szybką automatyzację przetwarzania dokumentów, łatwy do nich dostęp z poziomu aplikacji, bezpieczeństwo danych i przede wszystkim redukcję kosztów i poprawę skuteczności w organizacji.