Automatyzacja nie zaczyna się w IT
Mapowanie procesów, zbieranie danych o poszczególnych etapach pracy, analiza wyników, stawianie hipotez i szukanie bardziej optymalnych rozwiązań dla realizowanych zadań jest chlebem powszednim osób odpowiedzialnych za podnoszenie efektywności działania organizacji. Na drodze stają zwykle kosztowne kwestie techniczne (zmiana parametrów wykorzystywanego oprogramowania, czy nawet wymiana stosowanych systemów IT). Istotną barierą są też przyzwyczajenia uczestników procesów. Zmiana systemów dla wielu wciąż oznacza:
- spore wydatki na oprogramowanie,
- wiele godzin ciężkiej pracy nad projektowaniem rozwiązań,
- kosztowne opłaty za konsultacje
- brak gwarancji sukcesu.
Dedykowane rozwiązania kontra platformy BPMS
Alternatywą jest wdrażanie „lekkich” rozwiązań typu BPMS (ang. Business Process Management System). Coraz więcej z nich oferuje bezpłatne opcje mapowania procesów oraz bardzo rozsądne plany płatności za ich automatyzację. Co ważne, dostawcy nastawieni są na rozwiązywanie konkretnych problemów. Mają gotowe zestawy aplikacji dla poszczególnych rodzajów działalności (administracja państwowa, banki, fundusze inwestycyjne, farmacja, kancelarie prawne, produkcja żywności, logistyka itd.) oraz części firm (administracja, biuro zarządu, kadry, księgowość, call center, dział sprzedaży). Po niezbyt skomplikowanym dostosowaniu do potrzeb danej firmy po kilku dniach można uruchamiać nowe rozwiązania.
Zacznij od POCa
W modelu biznesowym wielu producentów BPMS-ów jest miejsce na przygotowywanie zautomatyzowanych procesów w formule tanich lub wręcz bezpłatnych Proof of Concept (POC). Niewielkie aplikacje „testowe” rozwiązują konkretne problemy. W minimalnym stopniu angażują personel klienta, a pozwalają w bardzo wymierny sposób pokazać efekty wdrażanej cyfryzacji. Dopiero wskazanie jakie korzyści może przynieść nowe podejście oraz udowodnienie elastyczności wdrożenia daje efekt „kupienia” docelowych użytkowników i decydentów.
Od czego zacząć?
Przygotowanie pierwszego wdrożenia może trwać krócej niż działania niezbędne dla faktycznego wprowadzenia i utrwalenia zmian. Co należy zrobić, aby uzyskać faktyczne wsparcie dla pomysłów związanych z automatyzacją procesów? Poniżej kilka kwestii, o których warto pamiętać.
Po pierwsze, przekonuj wszystkich potencjalnych zainteresowanych zmienianym procesem (interesariuszy) językiem, który rozumieją. Mów o redukcji ryzyka, mniejszej liczbie błędów oraz reklamacji, zmniejszeniu liczby nadgodzin. Unikaj zbyt technicznego języka, nie wierz, że mapy procesów przygotowane w BPMN czy innej notacji przekonają odbiorców same.
Po drugie, mów o problemach, które możesz rozwiązać. Pomocna jest w tym oczywiście znajomość danej branży lub części aktywności organizacji. Wywołuj emocje, aby wytworzyć poczucie potrzeby zmiany (bez tego wygodniejsze będzie tkwienie przy dotychczasowych przyzwyczajeniach i procesach).
Po trzecie, szukaj osób, które poprą Twoje propozycje automatyzacji procesów. Warto przyciągnąć zarówno tych, którzy mają wysoką pozycję w firmie, jak i przedstawicieli wybranych części firmy (menedżerów liniowych, liderów IT, uczestników procesów).
Po czwarte, przygotuj się na obiekcje. Miej gotowe odpowiedzi dotyczące kosztów zmiany, czasu jej trwania, niezbędnych zasobów. Powinieneś przekonująco opowiedzieć jak np. czas zainwestowany w mapowanie procesów powoli zaoszczędzić czas potrzebny na kreowanie wartości firmy.
Przekonanie szefa IT do zakupienia nowego rozwiązania informatycznego nie oznacza sukcesu automatyzacji w firmie. Konieczne jest ciągłe wskazywanie korzyści z wprowadzanych zmian, zdobywanie wsparcia kolejnych współpracowników, a także podnoszenie świadomości obecnych i przyszłych użytkowników.