Sygnaliści – nowe obowiązki
W 2002 roku Cynthia Cooper (Worldcom), Sherron Watkins (Enron) oraz Coleen Rowley (FBI) otrzymały tytuł Człowieka Roku tygodnika „Time”. Pierwsze dwie osoby ujawniły nielegalne działania prowadzące do wielomiliardowych nadużyć w spółkach, w których pracowały. Rowley z kolei zgłaszała nieprawidłowości w śledztwach dotyczących ludzi podejrzanych o terroryzm. Osoby takie jak one, potocznie nazywane „sygnalistami” (ang. whistleblower) stanowią źródło informacji o potencjalnych nieprawidłowościach w organizacjach, w których pracują lub z którymi współpracują.
Europejska dyrektywa
Obecnie wdrożenie mechanizmów „whistleblowing” wymagane jest w Polsce jedynie w takich podmiotach jak banki oraz instytucje obowiązane w zakresie naruszeń ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (m. in. zakłady ubezpieczeń na życie). Jednak do połowy grudnia tego roku powinna nastąpić implementacja Dyrektywy w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii[1](dalej zwana „Dyrektywą”).
Dyrektywa wprowadza obowiązek ustanowienia procedur i kanałów dokonywania zgłoszeń o nieprawidłowościach dotyczących takich dziedzin jak:
- zamówienia publiczne,
- usługi, produkty i rynki finansowe,
- zapobieganie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu,
- bezpieczeństwo produktów i ich zgodność z wymogami,
- bezpieczeństwo transportu,
- ochrona środowiska,
- ochrona radiologiczna i bezpieczeństwo jądrowe,
- bezpieczeństwo żywności i pasz,
- zdrowie i dobrostan zwierząt,
- zdrowie publiczne, ochrona konsumentów,
- ochrona prywatności i danych osobowych,
- bezpieczeństwo sieci i systemów informacyjnych.
Nowe obowiązki będą dotyczyć wszystkich organizacji, które zatrudniają co najmniej 50 pracowników. Termin wdrożenia w firmach do 249 pracowników może być przesunięty o dodatkowe 2 lata, jeżeli tak zdecyduje prawodawca. Ponadto, niezależnie od liczby zatrudnionych osób, obowiązek wdrożenia systemu „whistleblowing” będą miały instytucje z sektora publicznego.
Donosiciel czy zatroskany obywatel?
Zgodnie z wytycznymi Unii, implementacja Dyrektywy powinna być połączona z kampanią informacyjną uświadamiającą, że sygnaliści nie działają na szkodę zakładu pracy, jak i swoich kolegów. Ich motywacją jest interes publiczny. To właśnie motywacja jest jedną z istotnych przesłanek do oceny czy osoba zgłaszająca podejrzenie nieprawidłowości będzie objęta ochroną prawną. Dyrektywa jednoznacznie zakazuje karania pracownika i podejmowania jakichkolwiek działań odwetowych ze strony pracodawcy za ujawnienie nieprawidłowości w firmie.
Często przytaczanym przykładem na kontrowersyjne działanie regulacji dotyczących whistleblowingu (w tym przypadku rodem z USA) jest sytuacja Edwarda Snowdena. Oskarżany o ujawnienie tajemnic państwowych, ukrywa się od lat przed amerykańskim wymiarem sprawiedliwości. Przyczyną jest ujawnienie przez niego w 2013 informacji m.in. o masowej amerykańskiej inwigilacji, łamiącej zarówno prawo USA, jak i porozumienia międzynarodowe (w tym o programie pozwalającym podsłuchiwać rozmowy prowadzone poprzez telefony VoIP i Internet).
Wsparcie techniczne i organizacyjne
Przedsiębiorcy zaczynają szukać narzędzi, które pozwolą im obsłużyć nowy proces. Po pierwsze, istotne jest dla nich zachowanie poufności danych sygnalistów. Po drugie, pełna rozliczalność rozpatrywanych spraw. I właśnie takie rozwiązanie przygotowane jest przez JT Weston na platformie iBPMS Neula. Gotowa aplikacja pozwala odnotowywać zgłoszenia, udostępniać informacje o nich uprawnionym osobom, a także raportować wyniki działań wyjaśniających. Oczywiście możliwe jest dostosowanie jej do potrzeb danej organizacji. Wyznaczeni pracownicy firmy mogą samodzielnie wprowadzać informacje o zgłoszeniach. Istnieje również możliwość przesyłania podejrzeń poprzez kanały internetowe zapewniające anonimowość sygnalisty. Nawet w przypadku zgłoszeń anonimowych jest dostępna opcja dwustronnej komunikacji, dla doprecyzowania zarzutów i zebrania dodatkowych materiałów dowodowych.
Dodatkowo JT Weston, wraz z aplikacją, oferuje opcjonalnie usługi związane z niezależną oceną zgłoszeń. To element zapewniający ochronę zgłaszającemu, a jednocześnie rzetelność obsługi. Stanowi efektywne wsparcie zewnętrzne dla mechanizmu samokontroli.
[1] Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii