Jak zorganizować obieg dokumentów księgowych?

Sprawne funkcjonowanie księgowości jest konieczne, by firma funkcjonowała bez przeszkód oraz generowała zyski. Jest to istotne nie tylko z punktu widzenia działania oraz usprawniania operacji danego przedsiębiorstwa, ale również minimalizacji ryzyka. Niedotrzymanie terminów może wiązać się z nałożeniem kar lub utratą klientów. Niedopilnowanie obsługi należności wprost może wpłynąć na problemy z płynnością finansową. Dlatego tak istotna jest w tym obszarze działalności firmy doskonała organizacja, dyscyplina oraz optymalne narzędzia.

Dobre oprogramowanie wspomoże osoby pracujące w księgowości w automatyzacji wielu procesów. W rezultacie podniesie ich efektywność, czego skutkiem będzie mniejsza ilość manualnej pracy i niższa liczba błędów. W końcu z brakiem czasu musi mierzyć się każdy księgowy, zwłaszcza gdy trzeba domknąć budżet. Praca po godzinach, stres związany z goniącymi terminami oraz nieubłagana powtarzalność zadań to wyzwania, z którymi może ułatwić się zmierzyć  elektroniczny obieg dokumentów księgowych.

Elektroniczny obieg dokumentów księgowych umożliwia przechowywanie, przetwarzanie, tworzenie dokumentów oraz zarządzanie zarówno nimi, jak i komunikacją pomiędzy wszystkimi zaangażowanymi osobami. Zasypane wiadomościami skrzynki mailowe przestają być potrzebne, a wiadomości są automatycznie pogrupowane, etykietowane oraz łatwo dostępne w przejrzystym panelu każdego użytkownika.

Jakie dokumenty można przetwarzać w systemie EOD dla księgowości?

System EOD dla księgowości pozwala na przechowywanie i przetwarzanie dowolnych dokumentów księgowych czyli inaczej dowodów księgowych. Dzielimy je na:

• dowody zewnętrzne obce, czyli wszelkie dokumenty otrzymane od kontrahentów takie jak faktury rachunki itp.;
• dowody zewnętrzne własne – są to dokumenty, które wystawia dana organizacja i przekazuje w oryginale kontrahentowi, np. rachunki czy noty księgowe;
• dowody wewnętrzne, czyli dokumenty, które służą do dokumentowania operacji danej organizacji. Mogą to być dokumenty obrotu magazynowego, dokumenty obrotu środków trwałych, listy płac, rachunki rozliczenia umów zleceń i umów o dzieło, druki np. zaliczki czy rozliczenia zaliczki;
• dowody zbiorcze, czyli te, które są wykorzystywane do sumarycznego księgowania zbioru dowodów księgowych np. raport kasowy.

Nieefektywności w księgowości

Odpowiednie narzędzie jest konieczne, aby pozbyć się nieefektywności związanych z księgowością w firmie lub biurze rachunkowym. Należy usprawnić procesy oraz pozostawić powtarzające się czynności do wykonania robotom. Z definicji proces to sekwencja zadań, która jest powtarzalna i dlatego jest skalowalna. Procesy mogą być przyspieszone i wykonane z większą precyzją i mniejszą liczbą błędów dzięki nowym rozwiązaniom technologicznym zwłaszcza, gdy wymagana jest duża ilość pracy manualnej.

Tak jak w przypadku innych technologii, w przeszłości istniały obawy, że specjalistyczne oprogramowanie i wciąż rozwijane narzędzia całkowicie zastąpią ludzi. Nic bardziej mylnego – ludzie zawsze będą potrzebni, również przy zastosowaniu systemu workflow. Elektroniczny obieg dokumentów księgowych sprawi natomiast, że nie będzie konieczne spędzanie czasu na prostych, powtarzalnych zadaniach, takich jak np. wprowadzanie danych.

Aby zidentyfikować nieefektywności w procesach księgowych, najpierw należy je zmapować. Mapowanie procesów odbywa się najczęściej w formie graficznej i polega na zdefiniowaniu tego, co dana jednostka biznesowa musi wykonać, kto jest odpowiedzialny za pracę, jakie muszą być spełnione warunki i jaki jest wynik danego działania. Efektem jest gotowa mapa procesu, której przykład pokazujemy poniżej.

Dzięki graficznemu przedstawieniu działań prowadzących do określonego celu organizacji możliwe jest:

• dostrzeżenie nieefektywności
• znalezienie możliwości usprawnień
• wybranie odpowiedniej technologii

Dobór technologii warto poprzedzić następującymi pytaniami:

• Przede wszystkim: czy dana aplikacja biznesowa usprawni obecny proces?
• Czy dostawca zobowiązuje się do dostarczania serwisu według wcześniej zdefiniowanych ram czasowych?
• Czy technologia może integrować się z obecnie istniejącymi systemami w firmie?
• W jaki sposób aplikacja będzie skalowalna wraz ze wzrostem biznesu?

Są to pytania od których należy rozpocząć. Na odpowiedź warto poświęcić czas, bo może się okazać, że rozbudowane narzędzie nie jest potrzebne dla bardzo małego działu księgowości, a koszty przewyższą zyski i lepiej skorzystać z prostszego rozwiązania. Trzeba zwrócić uwagę na to, jak będzie wyglądać obsługa, gdy biznes się rozrośnie – kiedy zwiększy się liczba dokumentów, pracowników, kontrahentów. O ile droższe będzie narzędzie? Czy zmieni się efektywność pracy?

Warto też zapytać o szczegóły. Poniżej 5 cech na które warto zwrócić uwagę wybierając elektroniczny obieg dokumentów księgowych.

Elektroniczny obieg dokumentów księgowych – 5 cech na które warto zwrócić uwagę przy wyborze rozwiązania

1. OCR – inteligentne sczytywanie danych z faktur i dokumentów

OCR, czyli optyczne rozpoznawanie znaków, to funkcjonalność, która umożliwia rozpoznawanie pojedynczych znaków, wyrazów lub całych tekstów z pliku pdf  lub z pliku graficznego, np. png. Dzięki tej funkcjonalności księgowy może uniknąć żmudnego przepisywania i kopiowania danych z faktur lub innych dokumentów, a formularz danych uzupełni się automatycznie. Pozwala to na uniknięcie błędów i zaoszczędzenie czasu na samej operacji oraz na sprawdzaniu czy dane zostały wprowadzone poprawnie.

2. Wszystkie dokumenty w jednym miejscu – elektroniczne repozytorium

Zamiast wielu wypełnionych po brzegi segregatorów, dzięki systemowi workflow wykorzystuje się repozytorium elektroniczne. Korzystając z takiego rozwiązania dużo łatwiejsze jest wyszukiwanie odpowiednich dokumentów czy nawet pojedynczych danych. Pozwala ono na nieprzerwany dostęp do potrzebnych informacji, również podczas delegacji lub pracy z domu.

3. Sprawne przekazywanie pracy do innego członka zespołu

Taka funkcjonalność jest przydatna, gdy pracownik bierze wolne lub zwolnienie lekarskie, a praca musi zostać skończona w wyznaczonym terminie. Dzięki takiemu podejściu łatwiej jest dopiąć budżet na ostatni guzik lub dostarczyć wymaganą analizę.

4. Skanowanie skrzynki mailowej i automatyczne etykietowanie dokumentów

Dobrze, gdy elektroniczny obieg dokumentów księgowych pozwala na automatyczne sczytywanie dokumentów, które są wysłane do skrzynki mailowej danego przedsiębiorstwa. Dzięki temu odpowiednie dane z faktury pojawią się w systemie automatycznie, bez potrzeby analizowania każdej wiadomości osobno.

5. Raporty i wgląd w status projektu

Tworzenie raportów dla kierownictwa może pochłaniać wiele godzin pracy, dlatego lepiej, gdy generują się one automatycznie w czasie rzeczywistym oraz gdy stan projektu jest łatwo dostępny i przejrzysty w każdej chwili (a nie np. tylko po spotkaniu statusowym).

Odpowiedni system EOD dla księgowości pozwoli na zaoszczędzenie setek godzin pracy w miesiącu oraz zredukuje ryzyko błędów przy ręcznym wprowadzaniu danych. Oprócz zaoszczędzenia najbardziej cennego – czasu pracowników – zmniejszają się nakłady na kupno i utylizację papieru oraz nadawanie, odbieranie oraz przechowywanie dokumentów. Mimo że wdrożenie nowego systemu może wydawać się dużym przedsięwzięciem, z odpowiednim zespołem konsultantów oraz dobrze przygotowanymi szkoleniami będzie przeprowadzone bez przeszkód, w założonym czasie oraz budżecie i będzie inwestycją na lata, która przyczyni się do rozwoju biznesu.