Automatyzacja procesów – 20 przypadków użycia w Twoim przedsiębiorstwie

Globalizacja, mnogość wymagań regulacyjnych, złożoność procesów czy nadmiar informacji to wyzwania, z którymi liderzy wszystkich organizacji muszą mierzyć się w dzisiejszych czasach. Mają oni jednak coś, czego liderzy nie mieli w przeszłości – oręż w postaci technologii.

Obecne rozwiązania pozwalają na wyeliminowanie błędu ludzkiego, jak i zaoszczędzenie setek lub tysięcy godzin pracy i skierowanie uwagi pracowników na rozwiązywanie problemów w sposób kreatywny. To wszystko dzięki między innymi automatyzacji procesów z wykorzystaniem platform BPMS takich jak np. Neula. Poniżej przedstawiamy 20 procesów biznesowych, spośród tych, których automatyzacja może przynieść największe korzyści.

HR

1. Rejestracja czasu pracy

W niektórych firmach rejestracja czasu pracy wciąż odbywa się w formie papierowej i jest uciążliwa zarówno z punktu widzenia zarządzania, jak i weryfikacji. Platforma workflow zautomatyzuje proces raportowania czasu pracy w biurze, pracy zdalnej, urlopów lub podróży służbowych. Informacje przechowywane w dedykowanej bazie danych mogą zostać przekazane do innych procesów kadrowych.

2. Wnioski urlopowe

Każdy, kto choć chwilę pracował w dziale HR, wie, jak wiele czasu zajmuje zbieranie i przetwarzanie wniosków urlopowych. Platforma BPMS pozwala zautomatyzować wszelkie działania związane z ich obsługą. Odpowiednia aplikacja biznesowa pozwoli na zbieranie i zatwierdzanie wniosków od pracowników w prosty przejrzysty sposób z wykorzystaniem nie tylko komputerów, ale też urządzeń mobilnych (smartfony, tablety itp.).

Sprawna integracja z systemem kadrowo-płacowym ułatwi jednocześnie ich rozliczanie oraz raportowanie.

3. Rekrutacja

Piętrzące się na biurkach stosy aplikacji kandydatów do pracy czekają na biurku HR managera? Efektywnie weryfikuj dane z życiorysów kandydatów i automatycznie akceptuj lub odrzucaj aplikacje na podstawie wybranego przez siebie kryterium. Dzięki zastosowaniu systemu workflow w rekrutacji w swojej firmie uzyskasz:

• Uporządkowane informacje na temat wszystkich kandydatów
• Komunikację wychodzącą dostarczaną w sposób automatyczny
• Krótszy czas analizy i oceny kandydatów
• Możliwość połączenia z innymi procesami w Twojej organizacji

No i oczywiście, dzięki tym wszystkim korzyściom, Twoi specjaliści HR uzyskają więcej czasu na najważniejsze – czyli spotkania z kandydatami twarzą w twarz.

4. Onboarding pracowników

Proces onboardingowy (czyli wprowadzenia do organizacji nowego pracownika) masz spisany w pliku tekstowym i przechodzisz przez niego punkt po punkcie? Zdarzyło się, że nowa osoba nie mogła od razu rozpocząć pracy z powodu niedopełnienia jakichś formalności? Platforma BPMS pozwoli Ci na automatyzację całego procesu i zaoszczędzenie czasu Twojego oraz Twoich współpracowników.

Zautomatyzuj przekazywanie i sprawdzanie wiedzy, nadawanie wszystkich potrzebnych dostępów do systemów i pomieszczeń,zapewnienie niezbędnych narzędzi (komputer, telefon, drukarka itp.), a także zbieranie informacji zwrotnej od nowego pracownika, wdrażając aplikację w platformie.

Naprawdę uważam, że onboarding to sztuka. Każdy z pracowników wnosi do firmy swój potencjał. Strata energii takiego pracownika przez odpychający onboarding to wielka strata.

– Sara Wetzel (Dyrektor HR w engage:BDR)

Finanse i księgowość

5. Obieg faktur

Przechodzenie przez setki dokumentów może być bardzo nużące, a kiedy coś jest nużące, to bardzo łatwo o błąd. Platforma workflow pozwala na automatyczne rejestrowanie faktur (zarówno tradycyjnych, jak i przesyłanych na skrzynki mailowe), inteligentne sczytywanie z nich danych (z wykorzystaniem OCR) oraz przechowywanie w sposób uporządkowany i ustrukturyzowany.

Akceptacja i dekretacja stają się kwestią jednego kliknięcia, a samo księgowanie odbywa się natychmiastowo, na podstawie wcześniej zdefiniowanych reguł logicznych. To, co wcześniej zajmowało godziny ludzkiej pracy, teraz może zostać przetworzone w mgnieniu oka za pomocą komponentu jednej aplikacji biznesowej.

6. Rozliczanie kosztów

Rozliczanie kosztów to kolejny proces, w którym bardzo łatwo o ludzki błąd. Platformy workflow umożliwiają zdefiniowanie odpowiednich parametrów czy rodzajów kosztów i rozliczają wydatki automatycznie, minimalizując ryzyko popełnienia błędu.

Dodatkowo umożliwiają tworzenie czytelnych i przejrzystych raportów, dzięki którym wszystkie koszty będą całkowicie pod Twoją kontrolą.

7. Obsługa płatności

Comiesięczne przelewy automatyczne stały się niemal codziennością. Co jednak jeśli musiałbyś kwotę przelewu uzależnić od pewnych zmiennych w Twojej firmie – np. od aktualnych faktur? Definicja odpowiednich reguł w platformie BPMS umożliwi Ci taką automatyzację przelewów.

8. Windykacja

Odzyskiwanie długów od kontrahentów może pochłonąć bardzo wiele energii. Platforma workflow pomoże Ci zautomatyzować procesy windykacyjne, tak aby przy Twoim minimalnym wysiłku uzyskać należne przychody. Proces windykacyjny opiera się przede wszystkim na automatycznym wysyłaniu komunikacji do dłużnika, sprawdzaniu, czy dług został opłacony oraz zakończeniu działań, gdy zaległa opłata zostanie uiszczona.

Administracja

9. Przeniesienie/zamówienie nowego sprzętu IT

Ten proces może być również powiązany z procesem onboardingowym w Twojej firmie. Dzięki przejrzystemu interfejsowi możesz zachować wszystkie zgłoszenia o przeniesienie lub zamówienie nowego sprzętu w jednym miejscu.

Możesz także wyznaczyć odpowiednie role w procesie, ustanawiając odpowiednią osobę z działu wsparcia IT jako osobę zatwierdzającą wniosek. Platforma workflow często daje również możliwość zautomatyzowania formalności takich jak np. przygotowywanie i drukowanie dokumentów odbioru sprzętu.

10. Korespondencja przychodząca/wychodząca

Jednym z zadań, z którymi borykają się zespoły back-office’owe, jest przeglądanie skrzynki mailowej i kierowanie zapytań do odpowiednich osób czy działów. Jest to zadanie żmudne i nużące. Na szczęście dostarczamy rozwiązanie, które pomoże odciążyć sortujące maile osoby, tak aby mogły wykorzystać swój czas na lepszą, dłuższą i bardziej empatyczną obsługę klienta.

System workflow potrafi zautomatyzować proces rozdzielania wiadomości przychodzących,np. na podstawie wcześniej zdefiniowanych słów kluczy lub – w zależności od potrzeb – bardziej zaawansowanych algorytmów klasyfikacji.

11. Obieg umów

Zamiast ręcznie wypełniać luki we wcześniej przygotowanym szablonie dokumentu, podaj dane w przejrzystym i przyjaznym dla oka formularzu, a dokument wygeneruje się automatycznie. Nadzoruj też zawartość kolejnych wersji dokumentu i kompletuj niezbędne akceptacje.

Jeśli sobie życzysz, możesz automatycznie przesłać umowę do drukarki lub wysłać mailem. Wszystkie dokumenty będziesz miał pod ręką w bazie danych, do której będziesz miał dostęp z poziomu przeglądarki, gdzie chcesz i kiedy chcesz. Narzędzie przypomni Ci również, gdy zbliży się koniec wybranego rodzaju umów, aby zdążyć je przedłużyć lub znaleźć nowego kontrahenta.

Bezpieczeństwo

12. Zarządzanie ryzykiem operacyjnym

Ryzyko operacyjne to ryzyko związane z nieodpowiednimi lub zawodnymi procedurami wewnętrznymi, ludzkimi błędami lub zdarzeniami zewnętrznymi. Takie zdarzenia mogą wpłynąć niekorzystnie na dane przedsiębiorstwo pod kątem finansowym lub zniszczyć jego reputację.

W związku z realizacją ryzyka firma może być zmuszona:

• Wypłacić odszkodowanie
• Zapłacić karę
• Utracić aktywa
• Utworzyć rezerwy na zobowiązania

W związku z tym każda firma powinna monitorować oraz odpowiednio zarządzać ryzykami wewnętrznymi, jak i zewnętrznymi. Ocena prawdopodobieństwa realizacji ryzyka oraz oszacowanie wpływu na organizację i planowanie działań zapobiegawczych będzie znacznie efektywniejsze przy wykorzystaniu rozwiązań porządkujących i rejestrujących działania w tym obszarze.

13. Analiza wpływu zdarzenia na biznes (BIA – Business Impact Analysis)

Liderem jest ten, kto widzi więcej niż inni, patrzy dalej niż oni i zauważa trendy zanim zostaną zauważone.

– Leroy Eims

W firmie jak w życiu – trzeba być gotowym na wszystko. Dobrze wykwalifikowany zespół konsultantów wdrożeń workflow pomoże Ci się przygotować i wesprze w przygotowaniu analizy wpływu zdarzeń na biznes. Aby zrobić taką analizę, należy przede wszystkim zidentyfikować krytyczne procesy, a także zasoby, których potrzebuje firma, aby te procesy utrzymać lub wznowić. Trzeba również zdefiniować skutki ich przerwania.

Wynikiem analizy BIA jest gotowa lista zagrożeń z korespondującymi propozycjami przeciwdziałania potencjalnym ryzykom. Jak platforma BPMS może wspomóc tworzenie BIA? Dzięki analizie z konsultantami oraz stworzonym przez nich mapom procesów, określenie, jaki wpływ na działalność miałoby ich zakłócenie lub przerwanie staje się dużo łatwiejsze.

Dodatkowo okresowe przeglądy BIA mogą być uruchamiane bez konieczności angażowania dodatkowych osób.

Po ukończonej pracy, do tych samych map procesów można dodać ścieżki postępowania w przypadku niepożądanych zdarzeń.

14. Incydenty bezpieczeństwa

Konsekwencjami nieskutecznego zgłaszania incydentów bezpieczeństwa mogą być wydarzenia przynoszące wielkie straty takie jak przestoje w operacjach czy upadek wizerunku firmy. Z tego powodu tak ważne jest, aby informacje na temat nieprawidłowości przepływały w organizacji możliwie jak najszybciej oraz były stale monitorowane i oceniane pod względem ryzyka.

W wielu firmach zarządzanie incydentami bezpieczeństwa wciąż odbywa się we wspólnych arkuszach kalkulacyjnych, co nie zawsze jest optymalne. Dzięki platformom BPMS zarządzanie zgłoszeniami staje się prostsze, bardziej intuicyjne i skuteczniejsze.

Narzędzie workflow umożliwi nie tylko zgłoszenie incydentu, ale także ocenę ryzyka, przydzielenie i przekazanie zadania oraz informowanie o jego statusie. Wszystkie dane aktualne oraz historyczne będą przechowane w dedykowanej bazie danych i publikowane w rejestrach udostępnianych wybranym osobom.

CRM (Customer Relationship Management)

15. Okazje sprzedażowe

Możesz mieć wszystkie dane sprzedażowe w jednym miejscu i przetwarzać je za pomocą jednej aplikacji przez wszystkich członków swojego sprzedażowego zespołu. Zacznij od wprowadzenia (ręcznego lub automatycznego) potencjalnych klientów i automatyzuj komunikację inicjującą oraz wychodzące dokumenty takie jak np. oferty.

Dzięki platformie BPMS możesz ustalić proces sprzedażowy z odpowiednimi znacznikami, flagami i statusami, dzięki którym Twój manager sprzedaży będzie miał pełną kontrolę nad tym, na jakim etapie przedstawiciele handlowi w Twojej firmie są w kontakcie z danym klientem.

W powiązaniu z bazą zgód marketingowych jest to jednocześnie narzędzie, które może uchronić firmę przed konsekwencjami przesłania informacji handlowych w formie lub treści niezgodnej z obowiązującym prawem.

16. Obsługa reklamacji

Obsługa reklamacji może przyprawić o niemały ból głowy, jednak jej jakość jest kluczowa, jeśli chcesz, aby klient niezadowolony z produktu lub z usługi jednak do Ciebie wrócił. Ważne jest, aby wniosek reklamacyjny rozpatrzyć w jak najkrótszym czasie i powziąć odpowiednie kroki, aby zrekompensować zawód osoby korzystającej z Twojej oferty.

W takiej sytuacji dobrym pomysłem jest zbudowanie mapy aplikacji, która ułatwi i przyspieszy odbierania wniosków reklamacyjnych (również poprzez skanowanie firmowej skrzynki mailowej) i przypisywanie odpowiednich etykiet w zależności od tematu zażalenia.

W momencie, w którym potrzebna będzie ludzka weryfikacja, Twój pracownik dostanie odpowiednie powiadomienie. Następnie, w zależności od procesu, platforma wyśle wygenerowaną automatycznie odpowiedź oraz poweźmie kolejne kroki. Obsługa reklamacji nigdy nie była tak prosta!

Obsługa zakupów

17. Analiza dostawców

Odpowiednie rozpoznanie kwestii organizacyjnych, finansowych i prawnych, a także kompetencji dostawców to już nie tylko element zapewnienia ciągłości dostarczania organizacji dobrych jakościowo usług i produktów. Często to wręcz wymóg regulacyjny, ściśle zdefiniowany i wymagający odpowiednich narzędzi.

W systemie workflow możesz gromadzić i przechowywać wszystkie dane o swoich dostawcach w jednym miejscu oraz monitorować i automatyzować współpracę. Ocenę wygenerujesz automatycznie, na podstawie dotychczasowych doświadczeń z obecnym dostawcą lub udostępnionych przez potencjalnego kontrahenta informacjom (wystarczy, że wypełni wysłaną mu ankietę internetową; można zrezygnować z wymiany arkuszy kalkulacyjnych i przepisywania wprowadzanych do nich danych).

18. Obsługa zamówień

Platfroma workflow umożliwa kompleksową obsługę zamówień oraz komunikację pomiędzy różnymi działami w firmie. Wszystko to w obrębie jednej aplikacji webowej. Dzięki odpowiednio zdefiniowanemu procesowi, możliwe jest zgłoszenie zapotrzebowania na towar lub usługę, a następnie zatwierdzenie go przez uprawnionego pracownika.

Po zatwierdzeniu zapotrzebowanie zostaje przekazane do działu zakupów, w którym następuje wybór dostawców (np. na podstawie wcześniej zdefiniowanych reguł logicznych). Po dokonaniu wyboru możliwe jest automatycznie wygenerowanie zamówienia i wysłanie go do dostawcy.

Proces może być zamknięty w momencie odbioru zamówionego produktu lub usługi, dokonania odpowiednich rozliczeń finansowych oraz zebrania opinii o dostawcy (w celu usprawniania obsługi przyszłych zapotrzebowań).

Compliance

19. Kompleksowa obsługa RODO

Każda firma działająca na rynku europejskim musi dostosować się do wymogów Rozporządzania o Ochronie Danych Osobowych (RODO).

Oznacza to założenie i aktualizację niezbędnych rejestrów (np. rejestr czynności przetwarzania, rejestr zgód, rejestr upoważnień), zapewnienie procesów realizacji praw osób, których dane dotyczą (np. „żądanie zapomnienia”), a także prowadzenie i dokumentowanie analiz ryzyka związanego z przetwarzaniem danych osobowych oraz zapewnienie odpowiedniej retencji danych (zaprzestania ich przetwarzania po zakończeniu przesłanek na to zezwalających).

Większość procesów wymaganych przez RODO początkowo można obsługiwać z wykorzystaniem podstawowych arkuszy kalkulacyjnych.

Wiele firm przekonało się jednak, że niezwykle trudno jest w ten sposób nadzorować prawidłowość prowadzenia poszczególnych procesów (np. z punktu widzenia ich terminowości), a także zapewnić odpowiednią „rozliczalność” (czyli możliwość wykazania, kto i kiedy podjął poszczególne działania). Platformy workflow posiadają gotowy zestaw rozwiązań, który zapewnia pełną zgodność z oczekiwaniami regulatorów. 

20. Whistleblowing

Whistleblowing to ujawnienie przez obecnie pracujących lub byłych członków danej organizacji nielegalnych, niebezpiecznych lub niemoralnych praktyk pracodawcy.

Jedną z podstawowych cech tego mechanizmu samokontroli jest zapewnienie, że osoby zgłaszające podejrzenie nieprawidłowości (anonimowo lub imiennie) nie będą narażone na żadne konsekwencje, a ich dane będą poufne i wykorzystane tylko w celu przeprowadzenia niezbędnych wyjaśnień.

Wdrożenie procesu zgłaszania naruszeń będzie niezbędne (na podstawie niedawno uchwalonych przepisów UE), jeżeli Twoja organizacja zatrudnia co najmniej 50 pracowników (w branży finansowej odpowiednie przepisy obowiązywały już wcześniej, w oparciu m.in. o zapisy ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu).

Platforma BPMS pozwala na automatyzację procesu whistleblowing, monitorowania poprawności przebiegu procesu (w tym zachowania odpowiednich terminów reakcji) i udostępnienie anonimowego zgłaszania naruszeń oraz przetwarzania zgłoszeń przez odpowiednie jednostki.

Automatyzację procesów można zrealizować wszędzie tam, gdzie występuje powtarzalność wykonywanych czynności, zwłaszcza w działaniach operacyjnych. Wdrożenie platformy workflow takiej jak Neula pozwala na zaoszczędzenie czasu pracowników i zwiększenie niezawodności w organizacji. Dzięki automatyzacji firma zyskuje potrójnie – zdobywa usatysfakcjonowanego klienta, zatrzymuje zadowolonego pracownika oraz osiąga redukcję kosztów.