Jak wybrać najlepsze narzędzie BPM?
Działanie każdej firmy opiera się na procesach. Ich poziom standaryzacji i powtarzalności decyduje o sukcesie lub klęsce podejmowanych przedsięwzięć. Procesy często są obarczone nieefektywnością. Nowoczesne platformy zarządzania procesami biznesowymi (BPM) zapewniają zorganizowane podejście do zarządzania procesami. Pozwala to firmom rozwiązywać strategiczne problemy biznesowe, redukować liczbę błędów, zwiększyć kontrolę nad realizacją zadań i jakością, ograniczyć zaangażowanie pracowników w powtarzalne czynności. Jednak wybór i wdrożenie odpowiedniego rozwiązania wymaga sporej rozwagi.
Czy jesteśmy gotowi na wdrożenie rozwiązania BPM?
Zanim przystąpimy do wyboru konkretnej platformy oraz zaczniemy odcinać kupony od swych decyzji, należy zastanowić się nad kilkoma kwestiami. Należy pamiętać, że narzędzie IT nie rozwiąże za nas problemów z obecnymi procesami. Trzeba być gotowym na ich przegląd i dokonanie niezbędnych zmian. Dostawca może w tym pomóc, zasugerować praktyczne rozwiązania, ale to firma musi zdecydować się na świadome zarządzanie procesami. Na początku tej drogi powinny pojawić się mapy procesów (często po raz pierwszy w organizacji), które w wizualny sposób przedstawią to, jak przebiegają procesy. Później może się okazać, że sposób działania uległ zmianie, dzięki przemyśleniu dotychczasowego podejścia i wykorzystaniu nowych możliwości zapewnianych przez narzędzie typu BPM.
Biorąc pod uwagę dużą zmienność otoczenia gospodarczego, należy zachować sporą elastyczność. Stąd też warto rozważyć potrzeby firmy w średnim i długim horyzoncie czasowym. Przewidując duże zmiany należy zapewnić sobie narzędzia, które będą się rozwijały wraz z organizacją. Jest to wstęp do przemyślenia szerszej gamy wymagań, jakie ma spełnić nowe oprogramowanie, od strony funkcjonalnej (wydajność, przejrzystość interfejsu, możliwość sprawnego wprowadzania zmian itd.), jak i niefunkcjonalnej (bezpieczeństwo, poufność danych, współpraca z innymi systemami itp.). To z kolei będzie wynikało w dużej mierze z tego jakie cele będziemy chcieli osiągnąć.
Kluczowe dla powodzenia całego przedsięwzięcia może okazać się dobranie procesów, które będą wdrażane na BPM w pierwszej kolejności. Należy pamiętać, że wprowadzanie zmian w sposobie realizacji procesów w organizacji to spore wyzwanie głównie z punktu widzenia ludzkiego. Z zasady nie lubimy zmian. Zdecydowana większość osób, których zmiana będzie dotyczyć, po prostu będzie się jej sprzeciwiać. Dlatego też procesy automatyzowane w pierwszej kolejności powinny:
- zapewnić widoczne pozytywne rezultaty
- mieć prosty przebieg i mało wyjątków (przyspieszy to wdrożenie i zrozumienie korzyści)
- wyraźnie wskazywać poziom realizacji celów postawionych przed projektem cyfryzacji oraz automatyzacji procesów
Jak wybrać odpowiednie rozwiązanie BPM?
Na rynku dostępna jest mnóstwo rozwiązań BPM[1]. Część pozwala szybkie uruchomienie standardowych aplikacji, do których trzeba się nieco dostosować. Inne mogą dokładnie spełniać wymagania biznesowe. Zapewne te drugie będą droższe i będą wymagały więcej czasu na uruchomienie. Zwykle im szybsze wdrożenie, tym szybciej widać zwrot z inwestycji. Tu jednak należy wziąć pod uwagę swoistość swojej organizacji. Czasami unikalność procesów czyni firmę zyskowną i nie można decydować się na kompromisy w postaci adaptacji gotowych rozwiązań.
Jak wspomniano wcześniej, zarządzanie zmianą od strony podejścia pracowników jest kluczowe. Dlatego warto zainwestować w system BPM, który jest wygodny tak dla użytkowników końcowych, jak i dla administratorów systemu. Warto sprawdzić zakres oferowanych wraz z platformą szkoleń, przetestować kilka aplikacji lub przynajmniej skontaktować się z firmami już korzystającymi z danego rozwiązania. Pozwoli to zweryfikować na ile jest ono przyjazne dla użytkowników.
Należy pamiętać, że nowe narzędzia nie będą zwykle działały w oderwaniu od innych systemów w organizacji. Niezbędne jest sprawdzenie możliwości integracji z systemami takimi jak ERP, CRM, aplikacje finansowo-księgowe. Istotne może być także to, czy nowe aplikacje będą prawidłowo działały na urządzeniach mobilnych. Czasami jest to jedno z podstawowych oczekiwań organizacji.
Nie bez znaczenia będzie również to, na ile samodzielnie, wewnątrz organizacji, będzie możliwe przebudowywanie i dostosowywanie procesów działających na platformie BPM lub tworzenie całkiem nowych aplikacji. Rozwiązania typu low-code lub no-code mogą zaoszczędzić sporo czasu i pieniędzy w przyszłości, uniezależniając w dużym stopniu firmę od dostawcy.
Podsumowanie
Decyzja o cyfryzacji i automatyzacji procesów może zaważyć na tym, czy firma zdobędzie przewagę nad konkurentami lub przynajmniej dotrzyma im tempa. Efektywność cyfrowej transformacji w dużym stopniu zależy jednak od stworzonego planu oraz czynników wyboru rozwiązania wziętych pod uwagę. Niezbędne jest mocne zaangażowanie nie tylko w wybór narzędzi, ale też ocenę silnych i słabych stron firmy oraz zdefiniowanie strategii dalszych działań. Przydać się może również doświadczony partner. Wesprze organizację na każdym etapie podejmowania tak kluczowej decyzji, od rozpoznania procesów po wsparcie powdrożeniowe. Warto też przyjąć, że wdrożenie platformy BPM to nie koniec drogi, a dopiero początek optymalizacji procesów.
[1] Część można znaleźć np. na stronie https://www.techtarget.com/searchcio/tip/17-top-business-process-management-tools