Czy system workflow usprawnia pracę zdalną?

Na wymagającym rynku pracownika branży IT praca zdalna stała się niemal nieodłącznym elementem ofert pracy. Niemniej jednak wiele firm, przede wszystkim z innych branż, do niedawna miało wiele obaw przed wdrożeniem takiej formy pracy. Między innymi dlatego, że utarło się przekonanie, że w trakcie pracy zdalnej zadania są wykonywane „na pół gwizdka”. Z drugiej strony, popularne ostatnio wyniki badań serwisu Airtasker wskazują, że nieproduktywny czas w biurze, który wynosi ok. 37 minut, jest niemal dwa razy dłuższy, niż ten podczas pracy z domu (badań zapewne nie robiono w sytuacji, gdy w domu są przymusowo dzieci, które nie mogą pójść do szkoły czy przedszkola).

Ostatnie wydarzenia związane z epidemią koronawirusa zburzyły bariery, które latami były nie do przeskoczenia pomiędzy pracownikami, a managerami. Aby uchronić się przed negatywnymi konsekwencjami rozprzestrzeniania się COVID-19, wiele firm zdecydowało się na wysłanie pracowników do domu, z przestawieniem pracy na tryb „home office”. I to był przełom. Nie wszyscy byli jednak przygotowani na tę nagłą zmianę. Organizacje, w których procesy były już realizowane ze wsparciem systemów do zarządzania procesami biznesowymi (BPMS), a architektura IT dostosowana do pracy zdalnej, były w dużo korzystniejszej sytuacji.

W obliczu kryzysu warto przyjrzeć się funkcjonowaniu swojej firmy oraz zastanowić się, czy istnieje przestrzeń do usprawnienia realizacji zadań i komunikacji pomiędzy pracownikami, tak aby praca zdalna przyniosła korzyści wszystkim stronom. Warto zmierzyć się z trzema największymi obawami, które dotąd hamowały wykorzystanie modelu pracy, który z dnia na dzień stał się codziennością wielu z nas. Dobra wiadomość jest taka, że wykorzystując profesjonalne narzędzie automatyzacji procesów, obawy te stają się mniej zasadne, a praca zdalna mniej stresująca dla managerów, a zatem również dla pracowników.

Trudności w przejściu na pracę zdalną

1. Brak zdigitalizowanych procesów

Jeśli cała organizacja pracy i infrastruktura firmy była budowana tak, aby umożliwiać komunikację wyłącznie w biurze, oczywistym jest, że może wystąpić opór w przestawieniu się na inny rodzaj pracy. Przykładowo – jeśli korespondencja przychodząca była segregowana przez office managera i roznoszona fizycznie do biurek adresatów, w momencie przejścia na pracę zdalną, mogą wystąpić opóźnienia w związku z oczekiwaniem na pojawienie się pracownika w biurze lub koniecznością przesłania mu dokumentu w formie papierowej lub elektronicznej na adres domowy.

W przedsiębiorstwach, gdzie większość komunikacji odbywała się podczas spotkań, konieczna jest zmiana sposobu przekazywania informacji (przede wszystkim o statusie wykonywanych zadań) pomiędzy członkami zespołu. Zastosowanie narzędzia do automatycznego wspierania przebiegu działań umożliwia wgląd w status każdej sprawy/zadania w procesie oraz przeglądanie ich samozapisującej się historii. Dzięki takiemu rozwiązaniu pracownik ma więcej czasu na pracę nieprzerwaną biurowymi rozmowami i spotkaniami.

2. Brak zabezpieczenia zdalnego dostępu do danych

Aby sprawnie przejść na pracę zdalną, należy zachować poufność wszystkich danych, które „wychodzą” z biura. Szczególną ostrożność muszą zachować firmy, w których ujawnienie danych mogłoby skutkować nieodwracalną szkodą dla klienta, np. banki czy przychodnie lekarskie. Konieczne w takich przypadkach jest korzystanie z VPN przy łączeniu z siecią wewnętrzną organizacji oraz dodatkowe mechanizmy zabezpieczające systemy, takie jak zapory czy enkrypcja danych.

3. Brak doświadczenia w zarządzaniu online

Kultura komunikacyjna wielu firm opiera się o ciągłą „międzybiurkową” wymianę informacji, a odebranie możliwości fizycznego podejścia do pracownika w każdym momencie dnia, może być początkowo trudne do zaakceptowania dla menedżerów. Warto zauważyć, że jest to coś co często zmniejsza efektywność. Odpowiednie narzędzie do kontrolowania postępów pracy z powodzeniem może zastąpić spotkania twarzą w twarz. System workflow nie tylko umożliwia na bieżąco sprawdzanie statusu spraw, ale również automatyczne generowanie statusowych raportów.

Istnieje wiele rozwiązań, które doskonale usprawniają zmianę sposobu pracy. Są to między innymi aplikacje wspierające obsługę:

• obiegu dokumentów,
• wezwań do zapłaty,
• zarządzania incydentami bezpieczeństwa,
• wniosków urlopowych,
• rejestracji czasu pracy,
• zlecania i rozliczania realizacji zadań

oraz wiele innych. Dobre aplikacje klasy BPMS umożliwiają nie tylko automatyzację obiegu dokumentów i informacji w ramach jednej organizacji, ale także pomiędzy wieloma firmami. Ponadto system workflow to „lekkie”, a zarazem wysoce skuteczne narzędzie, które pozwala na zarządzanie zadaniami w ramach procesów uprzednio zdefiniowanych, jak i tymi pojawiającymi się ad hoc.

Praca zdalna to szansa dla przedsiębiorstwa

1. Dostęp do talentów z całego świata

Mimo trudnej rzeczywistości poszukiwania pracowników nie ustały całkowicie. Umożliwiając pracę zdalną, firma ma większą szansę na zdobycie nieprzeciętnego kandydata, ponieważ może ich wybierać ze wszystkich lokalizacji świata (lub Polski, jeśli praca odbywa się w ojczystym języku) i nie ogranicza się do wyboru kandydatów jedynie do tych mieszkających w okolicach biura. Doskonale wiemy, że wielkie w zespołach bezpośrednio przekładają się na zyski przedsiębiorstwa.

2. Zwiększenie satysfakcji pracowników

Mniej rozpraszaczy oraz czas zaoszczędzony na dojazdach to te czynniki, które sprawiają, że pracownik wykazuje większy poziom satysfakcji z pracy, a według niektórych badań jest zdrowszy. Długie dojazdy do pracy zostały skorelowane z wyższym ciśnieniem krwi oraz gorszym nastrojem w biurze. Natomiast w ankiecie przeprowadzonej przez FlexJobs, w której wzięło udział 3000 pracowników 77 % stwierdziło, że byliby zdrowsi pracując zdalnie, a 86% byłoby mniej zestresowanych.

3. Mniejsze koszty

Biura są drogie. Szczególnie w centrum miast. Dla wielu firm jest to jeden z większych kosztów stałych. Niektóre firmy rezygnują z przydzielania miejsc pracy na rzecz tak zwanych gorących biurek. Każdy z pracowników ma swojego laptopa, którego podpina do jednego ze standardowych stanowisk. Nie jest to ulubiona przez pracowników praktyka, natomiast może przynieść spore finansowe korzyści, jeśli pozwoli się pracownikom pracować z domu kilka razy w tygodniu. Zaoszczędzone pieniądze można natomiast zainwestować np. w szkolenia lub aplikacje workflow, które usprawnią wiele obszarów funkcjonowania firmy i to nie tylko pod kątem pracy zdalnej.

Czy warto?

Nie taka praca zdalna straszna jak ją malują. Zmiana trybu rzeczywiście może wywoływać pewne obawy. Jednak przeprowadzając transformację z głową, można zyskać naprawdę wiele. To czego nie może zabraknąć, to narzędzi komunikacji i porządnego zdefiniowania procesów oraz informatycznego wsparcia ich przebiegu. Narzędzie takie jak Neula pozwala na skorzystanie ze wszystkich (korzystnych dla obu stron) dobrodziejstw pracy zdalnej, bez utraty jakości wykonywania codziennych zadań.