System workflow w urzędzie

Urzędy oraz instytucje państwowe coraz częściej decydują się na wykorzystanie nowoczesnych systemów informatycznych. Przestarzałe rozwiązania są zastępowane innowacyjnymi narzędziami do zarządzania, przechowywania danych, obiegu dokumentów czy odbierania zgłoszeń. Wielofunkcyjnym narzędziem, które jest w stanie sprostać wyzwaniom urzędniczej pracy oraz ją kompleksowo wspomóc jest system workflow.

System workflow dla urzędów to narzędzie, które oprócz wielu pobocznych funkcji, zasadniczo ma spełniać dwa podstawowe zadania – przede wszystkim wspomagać i automatyzować przetwarzanie dokumentów i pism oraz wspomagać zarządzanie.

Liczne jednostki administracji publicznej mogą odnieść bardzo duże korzyści, wdrażając narzędzie automatyzacji procesów. Niemniej występująca często tradycyjna struktura organizacyjna może być sporym wyzwaniem przy obraniu nowej, procesowej ścieżki rozwoju. Na szczęście coraz częściej osoby zarządzające urzędami uwzględniają w celach strategicznych jednostek nowoczesną koncepcję zarządzania opartą o definiowanie, upraszczanie, standaryzację i automatyzację.

System workflow w urzędzie – jak zmieni sposób pracy?

Wdrożenie narzędzia workfow w urzędzie niesie za sobą wiele korzyści dzięki nieustannie rozwijanym, inteligentnym oraz usprawniającym pracę funkcjonalnościom. Dzięki nim przestarzałe procedury ustąpią systemowi, który zapewnia:

• nowoczesny sposób zarządzania – po wdrożeniu systemu workflow zarządzanie zmienia się ze strukturalnego na procesowe. Zmiana oddziałuje na wykonywanie czynności i powoduje dynamizację procesów, co z kolei bezpośrednio przekłada się na większą jakość świadczonych usług, a tym samym większe zadowolenie klientów.
• uporządkowany i zautomatyzowany obieg dokumentów – dzięki automatyzacji rejestracji, segregacji oraz archwizacji dokumentów opartej o funkcjonalność OCR (z ang. optical character recognition czyli optyczne rozpoznawanie znaków), która umożliwia automatyczne rozpoznanie informacji i umieszczenie ich w systemie;
• kontrolę nad statusem wykonywania zadań – dzięki stale aktualizującym się tablicom i raportom, możliwe jest łatwe monitorowanie pracy i postępów w poszczególnych działach, jednostkach, zespołach lub na poziomie pojedynczego pracownika;
• dokumentowanie działań pracownika – system workflow automatycznie prowadzi rejestr działań w ramach obsługiwanych spraw; dzięki temu łatwo można wrócić do informacji, które wymagają wyjaśnienia;
• łatwiejsze planowanie obciążenia – dzięki pełnej dokumentacji przychodzących zapytań i bieżącego obciążenia poszczególnych pracowników, łatwiej można zaplanować funkcjonowanie organizacji w kolejnych okresach.

Jednostki administracji publicznej mogą wiele zyskać wdrażając system workflow. Istnieją jednak przeszkody, które napotyka się wdrażając tam tego typu narzędzia. Badanie przeprowadzone przez Sieć Obywatelską w 2019 roku pokazuje, że 30% badanych urzędów w ogólnie nie odpowiada na wnioski o informację, które wysłane są mailem. Dlatego tak ważna jest integracja systemu w ten sposób, aby stał się on głównym kanałem obsługi dokumentów detronizując przestarzałe segregatory, teczki i sterty papierów.
Problemami, które napotyka się przy wdrożeniach workflow są m.in.:

• informacyjna i technologiczna niespójność publicznych systemów IT;
• akty prawne, które nie są dostosowane do nowych rozwiązań;
• stosowanie nieelektronicznych form wymiany informacji;
• błędy proceduralne w przetargach na wdrażanie systemów teleinformatycznych.

Dwa rodzaje systemów w urzędach

Przez jednostki administracji samorządowej i rządowej , takie jak urzędy gmin, powiatów i województw, przepływa bardzo duża ilość informacji – zarówno danych personalnych oraz danych odnoszących się do spraw petentów, jak i tych dotyczących organu administracji . Wszelkie czynności związane z opracowywaniem pism, przyjmowaniem ich, przesyłaniem wewnątrz organizacji, wysyłaniem oraz przechowywaniem, nazywa się instrukcją kancelaryjna . Gdy sposób wykonywania tych czynności jest określony i zdefiniowany, nazywa się go systemem kancelaryjnym. Tradycyjnie wyróżniamy dwa rodzaje takich systemów:

• system dziennikowy,
• system bezdziennikowy.

W systemie dziennikowym rejestracja odbywa się w sposób ciągły, czyli z zapisem poszczególnych kroków w danej sprawie. Natomiast system bezdziennikowy nie rejestruje pojedynczych pism, ale załatwienie danej sprawy.
Niezależnie od wybranego systemu, ewidencja w systemie workflow następuje automatycznie. Podczas gdy pracownicy sekretariatu czy komórek organizujących wymieniają między sobą informacje, powstaje szczegółowy i uporządkowany rejestr. Zarządzający urzędem mogą wybrać stopień szczegółowości rejestrowania danych, które niezależnie od decyzji będzie dziać się w tle.

Dokumenty oraz dane rejestrowane w urzędzie

Zarówno dane na temat korespondencji, jak i jej nadawców, zapisywane są w rejestrze. Przechowuje się dane takie jak:

• data wpływu,
• rodzaj dokumentu,
• temat dokumentu,
• sposób wysłania,
• data pisma,
• nr listu poleconego,
• liczba załączników do pisma,
• termin odpowiedzi,

Przy rejestracji spraw wprowadza się dane takie jak:

• symbol RWA właściwy dla danej sprawy,
• data rozpoczęcia,
• data pisma,
• znak pisma,
• termin oraz sposób załatwienia,
• temat

Do systemu należy wprowadzić (ręcznie bądź automatycznie) dane na temat nadawcy (o ile nie ma go w liście kontrahentów), takie jak: NIP, zaznaczenie czy to osoba fizyczna, imię i nazwisko, REGON, adres.
Nie wszystkie dokumenty, które przesyłane są do urzędu, muszą być rejestrowane. Często rejestracji nie podlegają wiadomości, które mają charakter publikacji, takie jak czasopisma, gazety, afisze, ogłoszenia, prospekty, oferty szkoleń. Nie rejestruje się również życzeń, podziękowań czy zaproszeń.
Mimo wszystko, ilość danych do wprowadzenia jest bardzo duża, co niesie ze sobą ryzyko popełnienia błędu przy wpisywaniu ich do systemu. Ważne, aby narzędzie do obsługi dokumentów umożliwiało przynajmniej częściowe autouzupełnianie informacji na podstawie przychodzącej korespondencji czy załączników

System workflow dla urzędu – korzyści z wdrożenia

Wdrożenie systemu workflow w urzędzie może przynieść wiele korzyści każdej jednostce administracyjnej. Mimo, że integracja lub zmiana starych systemów może się wydawać trudna i czasochłonna, istnieją systemy z dedykowanymi modułami, które znacznie skracają czas wdrożenia.
Dzięki dobremu rozwiązaniu urząd może zyskać:

• oszczędność czasu, dzięki automatyzacji powtarzalnych oraz rutynowych zadań,
• automatyzację analizy służącej podejmowaniu decyzji ,
• automatyczną archiwizację pism i dokumentów,
• łatwy dostęp do informacji, z praktycznie każdego urządzenia z dostępem do przeglądarki,
• szybszy przepływ informacji.

System workflow w urzędzie to nie tylko obsługa pism

Głównym zadaniem, które spełnia system workflow w urzędzie, jest obsługa pism przychodzących, wychodzących oraz wewnętrznych. Jednak jest wiele innych obszarów działania urzędu, które można obsłużyć „przy okazji”. Na przykład, procesami, które doskonale nadają się do obsługi w systemie workflow są procesy związane z zasobami ludzkimi. Narzędzie może wspomagać procesy takie jak: obsługa wniosków urlopowych, rejestracja czasu pracy, on-boarding, off-boarding, zarządzanie kosztami służbowymi czy rozliczanie delegacji. Kolejnym obszarem jest IT. Tam system workflow pomoże z obsługą incydentów, nadawaniem uprawnień, wymianą i zamawianiem nowego sprzętu.

Dane osobowe w urzędzie chronione są Rozporządzeniem o Ochronie Danych Osobowych. Dobrze gdy obsługa RODO zorganizowana jest z pomocą mechanizmów workflow. Dzięki temu zarządzanie prywatnością oraz zapewnianie wymaganych praw osobom, których dane dotyczą, jest dużo prostsze, mierzalne i bardziej efektywne. System workflow może obsługiwać takie procesy jak obsługa rejestru zgód, rejestr czynności przetwarzania, rejestr danych przekazywanych poza jednostkę administracyjną i wiele innych.

System workflow pomoże zachować porządek w dokumentach urzędowych oraz uzyskać nad nimi kontrolę. Pozwoli uchronić dokumenty przed uszkodzeniem, zniszczeniem czy ich utratą. Dzięki automatycznemu czytaniu i tworzeniu dokumentów możliwe będzie zaoszczędzenie dużej ilości czasu, którą można poświęcić na indywidualne podejście do bardziej skomplikowanych spraw klientów, a zdefiniowane (ale też elastyczne) ścieżki procesów pomogą uniknąć nieprawidłowości w ich obsłudze.