Automatyzacja w firmie transportowej lub logistycznej

Ten artykuł porusza następujące tematy:

• Aktualne trendy w logistyce i transporcie
• Możliwości automatyzacji w firmie transportowej i logistycznej

Jak radzi sobie branża?

Przemysł transportowy oraz logistyczny mają się świetnie. W 2018 roku wielkość rynku globalnego wynosiła 9.8 bilionów dolarów amerykańskich i ma on wynieść ponad 12 bilionów do 2022 roku. Nawet mimo epidemii koronawirusa i problemów takich jak mniejsza liczba zleceń, mniejsze stawki czy utrata stałych kontrahentów, transport i logistyka radzą sobie nienajgorzej. Według badań PWC, 5 następujących trendów będzie kształtowało rozwój branży w kolejnych latach:

• digitalizacja,
• zmiany w handlu międzynarodowym,
• zmiany w rynku e-commerce,
• rozwój technologiczny maszyn i urządzeń,
• rozwój technologiczny oprogramowania

Trendy w transporcie i logistyce

1. Digitalizacja

Digitalizacja to trend, który od wielu lat obserwujemy w zarówno w wielkich, jak i małych branżach. Zachodzi w obszarach przedsiębiorstwa takich jak administracja, finanse, bezpieczeństwo, ale i w tych bardziej kojarzonych głównie z czynnikiem ludzkim i umiejętnościami miękkimi – w HR czy sprzedaży. Obecnie zwykłe systemy ERP stają się niewystarczające. Dostępność nowych narzędzi znacznie usprawni

Zgodnie z ankietami przeprowadzonymi przez PWC – 54%firm uważa, że digitalizacja zwiększy ich dochody. Nic dziwnego, gdyż już teraz widoczna jest zmiana w tym, w jaki sposób konsumenci wchodzą w interakcję z biznesem np. w zamawianiu transportu przez telefon, współdzieleniu transportu czy sprzedaży biletów na usługi przejazdów publicznych.

2. Zmiany w handlu międzynarodowym

Właściwie już dziś rosnące liczby pociągów podróżujących z Chin do Unii Europejskiej stają się zauważalne. W przyszłości wzmożony ruch sprawi, że powstanie coraz więcej nowych inwestycji związanych z transportem drogą lądową (jako alternatywa dosyć wolnego transportu wodnego i znacznie droższego przewozu samolotami). To, że powstaną dodatkowe możliwości wymiany dóbr, ukierunkuje sytuację transportowo-logistyczną na wzrost współpracy międzynarodowej.

Oprócz rozwoju infrastruktury kolejowej i drogowej istnieją inne czynniki, które spowodują taki rozwój spraw. Są to m.in. ustalenie porozumień wolnego handlu między krajami, pojawienie się barier oraz wojen cenowych w związku z nowymi regulacjami oraz globalizacja w sektorze T&L. Wszystkie te zmiany będą wpływać na obniżanie kosztów i będą okazją do wprowadzania nowych usług transportowych i logistycznych.

3. Zmiany w rynku e-commerce

Przewidywania wzrostu rynku e-commerce są bardzo optymistyczne. W 2019 roku jego wartość według badań Statista wynosiła 3535 miliardów dolarów amerykańskich, a do 2023 ma wzrosnąć prawie dwukrotnie do 6542 miliardów. Biorąc pod uwagę ostatnie wzrosty związane z epidemią koronawirusa , liczba ta może być jeszcze większa.

W związku z wciąż rosnącymi oczekiwaniami klientów, wzrostem sprzedaży, a także z powodu starzenia się społeczeństwa, branża transportu i logistyki będzie musiała sprostać nowym wyzwaniom, tworząc innowacyjne rozwiązania w zakresie usług transportowych na wszystkich etapach łańcucha wartości.

4. Rozwój technologiczny maszyn i urządzeń

Firmy logistyczne oraz transportowe mogą skorzystać na stosowaniu nowoczesnych rozwiązań związanych z urządzeniami mechanicznymi. Wciąż rozwijające się technologie mogą rozwiązać problem zatorów (z ang. bottleneck) w funkcjonowaniu przedsiębiorstwa poprzez rozwój i wdrażanie rozwiązań z zakresu:

• robotyzacji,
• elektromobilności,
• kolei dużych prędkości,
• optymalizacji ostatniej dostawy (z ang. last mile optimization).

Dzięki usprawnieniom zwiększy się interakcja maszyna-człowiek, co nieuchronnie zmniejszy interakcje człowiek-człowiek. Zyskiem natomiast będzie większa dostępność oraz elastyczność. Przykładem z polskiego rynku są paczkomaty InPost.

5. Rozwój technologiczny oprogramowania

Rozwój nowych technologii z zakresu oprogramowania to duża szansa, z której wiele firm jeszcze nie korzysta. Niemniej według przewidywań PWC, coraz więcej przedsiębiorstw zdecyduje się na użycie innowacyjnych aplikacji i programów. Rozwój oprogramowania w dziedzinach takich jak sztuczna inteligencja, Internet rzeczy, big data czy blockchain, połączony z dużą presją wywieraną na ich twórcach, aby rzeczywiście przynosiły zyski i zwiększały efektywność, sprawi, że na rynku pojawi się coraz więcej rozwiązań, które wspomogą rozwój branży T&L. Procesy, a także usługi będą wzbogacone, ulepszone lub całkowicie zmienione dzięki:

• inteligentnym systemom transportowym,
• automatyzacji/robotyzacji procesów,
• modelom predykcyjnym,
• technologiom opartych o blockchain,
• rozwiązaniom AI.

Dzięki nim możliwy będzie lepszy nadzór i wgląd w transport cargo oraz zwiększenie wygody klientów (np. poprzez umożliwienie łatwiejszego odbioru). Natomiast automatyzacja w logistyce sprawi, że realizacja procesów będzie szybsza, tańsza i bardziej efektywna.

Możliwości automatyzacji w firmie transportowej i logistycznej

Automatyzacja procesów w firmie transportowej pozwala na spore oszczędności. Istnieje wiele obszarów funkcjonowania firmy, w których praca człowieka mogłaby być zastąpiona częściowo lub całkowicie oprogramowaniem.

1. Przekazywanie zamówień do magazynu

Ręczne wprowadzanie zamówień może być optymalne, gdy ich liczba nie przekracza 20-30 dziennie. Gdy ich liczba wzrasta, warto zastanowić się nad systemem workflow, który umożliwiałby ich automatyzację np. poprzez autouzupełnianie formularzy, bezpośrednie przekazywanie zamówień ze sklepu do systemu magazynowego lub kompleksową obsługę zamówień zarówno w sklepie, jak i w magazynie.

2. Dokumentacja towarowa

Przyjmowanie, kompletacja, weryfikacja poprawności, pakowanie oraz wydanie towaru powinny być udokumentowane, aby zachować ciągłą kontrolę nad stanem magazynu i zamówień. Wdrożenie aplikacji, która będzie prowadzić automatyczną dokumentację poszczególnych kroków w procesie, może przynieść wiele oszczędności. Kolejnym elementem zautomatyzowania jest komunikacja np. pomiędzy pracownikami magazynu lub z dostawcami, tak aby informacje nie ginęły w przepełnionych wiadomościami, nieustrukturyzowanych skrzynkach mailowych.

3. Monitorowanie zapasów

Narzędzia workflow umożliwiają monitorowanie stanu zapasów w każdym momencie, dzięki dokumentacji powyższych procesów magazynowych. Wszystkie dane są automatycznie modyfikowane, a system może generować i wysyłać raporty co określony odstęp czasu.

4. Śledzenie statusu przesyłek

Śledzenie lokalizacji przesyłek to konieczność w dzisiejszych czasach. Dzięki odpowiedniemu narzędziu możliwe będzie dokładne śledzenie położenia paczki, każda zmiana zostanie odnotowana, a dostęp do informacji będzie możliwy z każdej lokalizacji za pomocą przeglądarki na dowolnym urządzeniu (laptop, tablet, smartfon itp.).

5. Obieg faktur i umów

Elektroniczny obieg faktur w firmie transportowej umożliwia przetwarzanie, przechowywanie i tworzenie dokumentów oraz zarządzanie nimi z pomocą mechanizmów workflow. Firma go stosująca pozbywa się problemów takich jak:

• ginące pisma i dokumenty,
• nadpisywanie się nowych wersji dokumentów,
• ograniczona dostępność,
• błędy wynikające z manualnego wprowadzania danych,
• zapewnienie bezpieczeństwa i ochrony dokumentom,
• brak historii wprowadzania zmian, ginące maile z prośbą o weryfikację,
• brak wglądu w aktualny status dokumentów.

6. Wszelka komunikacja

Kto nie zgubił maila w natłoku przychodzących wiadomości niech pierwszy rzuci kamieniem. Komunikację warto automatyzować, aby usprawnić pracę i zaoszczędzić czas na porządkowaniu informacji. Systemy workflow pozwalają na grupowanie po procesach oraz automatyczne przypisywanie etykiet. Dzięki temu ważne komunikaty będą łatwo wyszukiwalne i nie zgubią się, gdy praca przybierze na intensywności.

7. Inne procesy

W firmie logistycznej lub transportowej istnieje wiele procesów, które nie są związane bezpośrednio z przedmiotem działalności przedsiębiorstwa, jednak muszą istnieć, aby mogło ono funkcjonować. System workflow kompleksowo obsłuży wszystkie procesy. Poniżej kilka przykładów:

• obsługa strony internetowej,
• wnioski urlopowe,
• rejestracja czasu pracy,
• on- i off-boarding,
• ankiety pracownicze,
• zarządzanie kosztami służbowymi,
• zamawianie nowego sprzętu IT,
• zgłaszanie nowych inicjatyw,
• obsługa RODO,
• obsługa procesów windykacyjnych,
• zarządzanie incydentami bezpieczeństwa.

Automatyzacja w firmie transportowej to oszczędność

Automatyzacja procesów w firmie transportowej to szansa na zwiększenie efektywności, oszczędzenie czasu oraz minimalizację ryzyka popełniania błędów np. przy zamówieniach, gdzie często niewielkie ludzkie pomyłki prowadzą to strat rzędu nawet setek tysięcy. Redukcja złożoności to naturalna konsekwencja zastosowania jednego narzędzia do wielu procesów. System workflow ułatwi zarządzanie informacjami, usprawni komunikację oraz stworzy dokumentację, która często jest zaniedbywana w natłoku pracy. Jego wdrożenie to decyzja wymagająca inwestycji czasowej i pieniężnej, jednak korzyści są nieporównywalnie większe.